BUSSINESS TALK: Savoir-vivre στο επαγγελματικό chat room

10 βασικοί κανόνες για να συμπεριφέρεσαι και να συνεννοείσαι σωστά σε ένα chat room με συναδέλφους, πελάτες ή συνεργάτες.

Από τον Πάνο Μπόμπολα

 

Όπως και στην πραγματική ζωή, έτσι και στη γραπτή επικοινωνία μέσω του διαδικτύου, ισχύουν κάποιοι κανόνες καλής συμπεριφοράς που οφείλουμε να τους ακολουθούμε αν θέλουμε να αναπτύξουμε ουσιαστικούς δεσμούς συνεργασίας με τους συνομιλητές μας.

Ο γραπτός λόγος είναι «σκληρός», καθώς δεν αφήνει να φανούν τα συναισθήματα ή η διάθεσή μας, και για τον λόγο αυτό είναι εύκολο να υπάρξουν παρεξηγήσεις ή παρανοήσεις. Εξάλλου, η φυσική παρουσία σε έναν επαγγελματικό χώρο (με το καφεδάκι μας, τα χαμόγελα και τα πειράγματα ανάμεσα σε συναδέλφους) δεν έχει καμία σχέση με το ψυχρό περιβάλλον που παρέχουν εφαρμογές όπως το Messenger, το Viber, το Slack κ.λπ.

 

photo: Unsplash

Ακολούθησε τους 10 παρακάτω κανόνες για να τελειοποιήσεις τόσο την ποιότητα της επικοινωνίας όσο και την «εικόνα» που δίνεις στους συνεργάτες σου.

 

  1. Be yourself
    Λίγο-πολύ, οι συνάδελφοι και οι πελάτες σου σε ξέρουν. Δεν χρειάζεται, ξαφνικά, να γίνεις σούπερ τυπικός για να μην παρεξηγηθείς ή σούπερ χαβαλές για να σπάσεις τον πάγο.

 

  1. Ακρίβεια και συντομία
    Κανείς δεν έχει όρεξη να διαβάζει «σεντόνια» στο chat. Τα μηνύματά σου πρέπει να είναι σύντομα, περιεκτικά και να περιγράφουν αυτό και μόνο αυτό που θέλεις να δηλώσεις.

 

  1. Γίνε συγκεκριμένος
    Οι περισσότερες chatting πλατφόρμες δίνουν τη δυνατότητα να ταγκάρεις αυτόν στον οποίο απευθύνεσαι. Για παράδειγμα, τάγκαρε κατευθείαν τον υπεύθυνο λογιστηρίου, ώστε να μη χρειάζεται να αναρωτιέται όλη η εταιρεία τι θα γίνει με τον ΦΠΑ Ιανουαρίου!

 

  1. Ξαναδιάβασε πριν στείλεις
    Μια καλή μέθοδος για να ελέγξεις το μήνυμά σου, είναι να το ξαναδιαβάσεις πριν το στείλεις, έχοντας στο μυαλό ότι αυτό είναι ένα μήνυμα που το έλαβες εσύ. Είναι κατανοητό; Βοηθάει στο να «γίνει η δουλειά»; Εάν η απάντηση στις δύο αυτές ερωτήσεις είναι «ναι», τότε πάτα το «send».

 

  1. Anger management
    Δύσκολη και αγχωτική η φάση της τηλεργασίας. Όταν νιώθεις αδικημένος από αυτά που γράφονται στο chat, μην απαντήσεις με εκνευρισμό και χειροτερέψεις τα πράγματα. Για την ακρίβεια, μην απαντήσεις καθόλου. Απλά πάρε τηλέφωνο τον συνεργάτη με τον οποίο υπάρχει διαφωνία και λύσε το πρόβλημα. Όταν δύο φωνές συναντιούνται, τα πράγματα είναι πολύ καλύτερα.

 

  1. Διαχείριση λαθών
    Εάν διαπιστώσεις ότι κάποιος συνάδελφος έχει κάνει ένα λάθος, δεν χρειάζεται να το αναφέρεις στο ομαδικό chat. Μίλησέ του και ζήτησέ του να το διορθώσει. Εάν αυτή η διαδικασία δεν προβλέπεται από τους κανόνες της εταιρίας, ενημέρωσε για το λάθος τον υπεύθυνο προϊστάμενο και μόνο αυτόν.

 

  1. Προσοχή στα GIF
    OK, έχουν την πλάκα τους, αλλά δεν έχουν όλοι την ίδια όρεξη για πλάκα. Μόνο εάν υπάρχει φιλικό-casual κλίμα ανάμεσα σε σένα και τους συναδέλφους ή τους πελάτες σου, επιτρέπονται τα GIF. Σε πιο formal συνθήκες περιορίσου στα emoji, αλλά και αυτά με φειδώ.

 

  1. Υπομονή
    Μερικά άτομα καθυστερούν να απαντήσουν στη συνομιλία, είτε επειδή είναι απασχολημένα, είτε, απλά, επειδή αυτό το είδος επικοινωνίας δεν τους ταιριάζει. Αντί να αναστατωθείς από την καθυστέρηση, βρες εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας με αυτά τα άτομα.

 

  1. Μην το παρακάνεις
    Εάν είσαι από αυτούς που στέλνουν 100 μηνύματα την ημέρα στο επαγγελματικό chat, δεν πρέπει να απαιτείς από τους άλλους να απαντούν άμεσα, διότι, πολύ απλά, δουλεύουν!

 

  1. Ανεπιτήδευτη ευγένεια
    Ένα «ευχαριστώ» ή «παρακαλώ» ποτέ δεν βλάπτει. Όπως στη face to face επικοινωνία, έτσι και εδώ, η ανεπιτήδευτη ευγένεια κάνει θαύματα και δυναμώνει τους δεσμούς της συνεργασίας.

 

 

 

Written by The B.Mag