BUSINESS TALK: Το savoir-vivre του video conference

Οι 7 χρυσοί κανόνες για να είσαι (και να φαίνεσαι) σωστός σε μια επαγγελματική τηλεδιάσκεψη.

Από τον Πάνο Μπόμπολα

Η εποχή του κορονοϊού μετέτρεψε το video conference σε καθημερινή πραγματικότητα. Αυτού του είδους η επαγγελματική επικοινωνία ήρθε για να μείνει, καθώς αποδείχθηκε ένα εξαιρετικό και άμεσο εργαλείο για να ερχόμαστε σε επαφή με τους συνεργάτες ή τους πελάτες μας. Φυσικά, κάποιοι δεν είναι εξοικειωμένοι με τη διαδικασία και ίσως χρειάζονται μερικές συμβουλές.

Ακολουθούν οι 7 χρυσοί κανόνες του video chat, ένας savoir-vivre κατάλογος για να μην πηγαίνει χαμένο το brainstorming σου στο online meeting…

1. Φρόντισε την εμφάνισή σου
Το ότι βρίσκεσαι στο σπίτι δεν σημαίνει ότι θα εμφανιστείς στην τηλεδιάσκεψη με πιτζάμες ή με εκείνο το t-shirt που γράφει “παίχτε πανκ”. Εάν οι συνάδελφοι ή οι πελάτες σου σε έχουν συνηθίσει με πουκάμισο, μην αλλάξεις αυτήν τη συνήθεια. Να ντύνεσαι άνετα και να παραμένεις πιστός στο στυλ που σε έχουν συνηθίσει. Καλό θα ήταν να αποφεύγεις κουκούλα και καπελάκι (ακόμα κι αν είναι το σήμα κατατεθέν σου), επειδή κάνεις πιο δύσκολη την θέαση για τους άλλους.

2. Φτιάξε το σκηνικό
Κανείς δεν περιμένει να κάνεις γενική καθαριότητα στο σπίτι εξαιτίας ενός video conference. Απλά, χρειάζεται να συμμαζέψεις την περιοχή που βρίσκεται στο οπτικό πεδίο της κάμερας. Εάν φαίνεται χάος γύρω σου, να ξέρεις ότι όσο σωστά πράγματα και να λες, κανείς δεν θα σε πάρει στα σοβαρά! Επίσης, φρόντισε η κάμερα της συσκευής σου να σε τραβάει σε πλάνο “προτομή”, δηλαδή από την κορυφή του κεφαλιού έως λίγο κάτω από το στήθος.

3. Διπλοτσέκαρε τον εξοπλισμό σου
Πριν πάρεις μέρος σε video conference πρέπει να είσαι σίγουρος ότι το laptop/smartphone/tablet σου είναι φορτισμένο και ότι τα ακουστικά και το μικρόφωνο λειτουργούν κανονικά. Ένα τεστ λίγο πριν αρχίσει το κουβεντολόι, θα σε γλιτώσει από το άγχος και θα αποδείξει ότι σέβεσαι τους συνομιλητές σου, οι οποίοι δεν θα χρειαστεί να σε περιμένουν να λύσεις τα όποια τεχνικά προβλήματα.

4. Να είσαι προετοιμασμένος
Ετοίμασε και έχε κοντά σου όλα όσα χρειάζεσαι για την τηλεδιάσκεψη: ψηφιακά αρχεία ή εκτυπώσεις με τη δουλειά σου, ένα σημειωματάριο, ένα βιβλίο κ.ο.κ. Είναι αγένεια και χάσιμο χρόνου προς τους συνομιλητές σου να ψάχνεις σε όλο το δωμάτιο για πράγματα που θα έπρεπε να τα έχεις εκείνη την ώρα μπροστά σου. Άσε που αυτό το “χρατς χρουτς” που προκαλεί το ψάξιμο ανάμεσα σε χαρτιά, είναι πολύ εκνευριστικό.

5. Συγκεντρώσου!
Ένα video conference πρέπει να διακατέχεται από τους κανόνες ενός face to face meeting. Βάλε τις συσκευές σου σε mute, κλείσε τηλεόραση και ράδιο και ζήτα ευγενικά από τους συγκατοίκους σου να κάνουν ησυχία ή -ακόμα καλύτερα- να βρίσκονται σε ένα άλλο δωμάτιο του σπιτιού. Κατά τη διάρκεια του video chat, δίνε προσοχή στους συνομιλητές, μην παίζεις με το κινητό και μην κόβεις τα κιτρινισμένα φύλλα από το φυτό εσωτερικού χώρου (ναι, μου έχει συμβεί!).

6. Αυτοέλεγχος και ηρεμία
Ο τόνος της φωνής σου πρέπει να είναι ήρεμος κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης. Πρέπει να ελέγχεις τα συναισθήματά σου και να μην εκνευρίζεσαι, ακόμη κι αν ακούσεις ή δεις κάτι που δεν σου αρέσει. Προσπάθησε να μιλάς αργά και κατανοητά, κάνοντας παύσεις στον λόγο σου, ώστε οι άλλοι να προλαβαίνουν να επεξεργάζονται αυτά που λες. Μην διακόπτεις αυτόν που μιλάει, γιατί δεν υπάρχει κάτι χειρότερο από φωνές που καλύπτουν η μία την άλλη κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης. Τέλος, να θυμάσαι να κλείνεις το μικρόφωνό σου κάθε φορά που δεν μιλάς, ώστε να μην ακούγονται εξωτερικοί ήχοι (π.χ., το “πειραγμένο” μηχανάκι του ντελιβερά που περνάει από κάτω).

7. Προσοχή στο χιούμορ
Εδώ δεν μπορεί να μπει εύκολα κανόνας. Εάν υπάρχει φιλία με τους συναδέλφους ή τους πελάτες που συνομιλείς, μπορείς να κάνεις ένα αστειάκι, έτσι για να σπάσει ο πάγος. Μέχρι εκεί, όμως. Το επαγγελματικό video conference δεν γίνεται για να λέμε ανέκδοτα, ούτε για να λέμε ιστορίες που ταιριάζουν στην μπάρα, παρέα με μια παγωμένη μπίρα.

 

Το Zoom είναι μια πλατφόρμα για video conference, που έγινε ιδιαίτερα δημοφιλής στο ευρύ κοινό κατά τη διάρκεια του lockdown. Αποτέλεσμα αυτής της δημοφιλίας είναι η εκτόξευση της μετοχής της Zoom Video Communications Inc. κατά 484% σε σχέση με το καλοκαίρι του 2019, όταν η εταιρία μπήκε στο χρηματιστήριο. Παράλληλα, ο Έρικ Γιουάν, ο ιδρυτής της εταιρίας, είδε τον καθαρό πλούτο του να υπολογίζεται στα 10,7 δισ. δολάρια.

 

 

 

Written by The B.Mag